Työtuolien vaihtotiheys riippuu useista tekijöistä, jotka voivat vaikuttaa niiden kestävyyteen ja toimivuuteen.
Tuolin laatu
Laadukkaat toimistotuolit on yleensä suunniteltu kestämään pidempään. Tukevista materiaaleista, kuten rungon korkealaatuisista metalleista ja kestävästä verhoilusta tai verhoilusta valmistetut tuolit kestävät vuosien käytön. Esimerkiksi tuolit, joissa on kiinteä teräsjalusta ja hyvin rakennettu mekanismi korkeuden ja kallistuksen säätöön, voivat kestää 7 - 10 vuotta tai jopa enemmän normaaleissa käyttöolosuhteissa. Toisaalta hauraista materiaaleista valmistetut halvemmat toimistotuolit voivat alkaa näyttää kulumisen merkkejä 2 - 3 vuoden kuluessa. Näissä huonompilaatuisissa tuoleissa voi olla muoviosia, jotka rikkoutuvat helposti tai kangasta, joka kuluu nopeasti.
Käyttötiheys
Mitä useammin työtuolia käytetään, sitä nopeammin se on vaihdettava. Vilkkaassa toimistoympäristössä, jossa työntekijät käyttävät tuolejaan vähintään 8 tuntia päivässä, 5 päivänä viikossa, tuolit kuluvat merkittävästi. Näin kovassa käytössä jopa laadukas tuoli on ehkä vaihdettava 5 - 7 vuoden kuluessa. Sitä vastoin kotitoimistossa, jossa tuolia käytetään vain muutaman tunnin päivässä, se voi kestää paljon pidempään, ehkä jopa 10 vuotta tai enemmän.
Huolto ja hoito
Asianmukainen huolto voi pidentää työtuolin käyttöikää. Verhoilun tai verkon säännöllinen puhdistus lian ja roskien poistamiseksi voi estää ennenaikaisen kulumisen. Voitelemalla tuolin liikkuvat osat, kuten korkeudensäätömekanismi ja kääntyvä alusta, voivat pitää ne toiminnassa. Jos työtuoli on hyvin huollettu, se voi pidentää sen käyttöikää useita vuosia. Esimerkiksi jos tuolin pyörät puhdistetaan säännöllisesti ja kaasunostin tarkastetaan ja huolletaan, se vähentää toimintahäiriöiden mahdollisuutta.
Kulumisen merkkejä
Tietyt merkit osoittavat, että työtuoli on vaihdettava. Jos istuintyyny on menettänyt kiinteytensä eikä enää anna riittävästi tukea, mikä aiheuttaa epämukavuutta istumisen aikana, on aika harkita uutta tuolia. Kulunut tai repeytynyt verhoilu ei vain näytä houkuttelevalta, vaan se voi myös aiheuttaa epämukavuutta. Lisäksi, jos tuolin korkeuden, kallistuksen tai kallistuksen säätömekanismissa on toimintahäiriö, se voi vaikuttaa käyttäjän tuottavuuteen ja mukavuuteen. Murtuneet tai heiluvat jalat tai alusta, joka ei enää anna vakautta, ovat myös selkeitä merkkejä siitä, että tuoli on saavuttanut käyttöikänsä lopussa.
